formularios archivos - Smart People GPS, localización vehículos y trabajadores

Impulsando la producción de tu empresa con nuestro sistema de «Tareas» — Smart People GPS

SmartGPS — Fri, 28 May 2021 21:31:42 +0000

Una de las claves de su empresa reside en la estructura que conecta su personal con los puestos superiores, de los cuales proceden las tareas a realizar. Si esta es buena y facilita la transmisión de estos encargos, la empresa tendrá garantizado un ahorro importante tanto en tiempo como en costes de gestión.

Nuestra plataforma reúne estos factores para facilitar esta gestión mediante nuestro apartado de Tareas. Podrá planificar estas tareas de forma sencilla, enviarlas a los empleados, y seguir su cumplimiento mediante la propia plataforma. Además, teniéndolo a tan solo un par de clicks, desde su propio dispositivo móvil.

Formularios personalizados: medir la satisfacción del cliente con el servicio prestado.

Las Tareas que cree podrá asociarlas a Puntos de Interés, fijándose en un mapa, muy útil cuando requiere de desplazamientos o visitas comerciales a varias direcciones. La propia plataforma, si lo desea, ordenará estas visitas en cuanto a posición para un viaje más efectivo.

Además de los PDI, Smart People GPS le ofrece la posibilidad de vincular también formularios adaptables a sus necesidades. Por ejemplo, para rellenar una hoja de pedidos, para guardar información del cliente, o incluso para pedir una valoración de este acerca del trabajo prestado. Así siempre contará con la opinión de sus clientes para mejorar el servicio, aparte de evitar cualquier malentendido posterior.

Puede probar ya nuestra DEMO gratis en este enlace.

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Control del material usado en instalaciones o tareas a través de los partes de trabajo

SmartGPS — Sat, 15 May 2021 11:22:55 +0000

Smart People GPS le ofrece múltiples herramientas con las que poder gestionar de manera eficiente su capital humano y sus recursos. Ya sea para contabilizar el gasto de combustible de una flota de vehículos, o los materiales empleados en la construcción de una vivienda, uno de los aspectos clave para el correcto funcionamiento de su empresa es el control de materiales.

Nuestra plataforma cuenta con los partes de trabajo, un sencillo formulario adaptable a cualquier necesidad, que se vincula a la tarea que realice. Esta función permite al empleado añadir el material usado, o el consumo de combustible en el vehículo, y rellenar el formulario desde su propio dispositivo móvil. La empresa tendrá el reporte de estos partes en el mismo lugar y podrá encargar las unidades necesarias para reponer el material

Además permite más opciones, como adjuntar fotografías o que el cliente valore el trabajo realizado, esto último bastante útil para tener seguridad de la satisfacción del cliente y evitar posibles malentendidos.

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Optimiza la labor comercial de tus equipos de ventas

SmartGPS — Fri, 07 May 2021 12:26:36 +0000

Muchos son los factores que intervienen en la gestión de los equipos de ventas de su empresa, desde el registro del lugar y su visita, hasta el posterior pedido, así que hoy le vamos a enseñar una herramienta con la cual podrá controlar de forma cómoda esa gestión, una de las tantas que ofrece nuestra plataforma.

Nuestro software le permitirá crear un listado de tareas accesible para sus comerciales con los lugares e información que necesitan saber: dirección, fecha y hora de la cita, nombre del encargado, además de cualquier otra que pudiera resultar útil. El sistema ofrece también la posibilidad de ordenar los destinos para ahorrar el mayor tiempo posible.

Otra de las opciones más características es la de crear formularios que se adapten a sus necesidades y vincularlos a las tareas, lo que le resultará útil tanto para rellenar la hoja de pedidos, como para obtener una valoración del propio cliente acerca del servicio realizado por su comercial. Además, puede llevar nuestra plataforma consigo en la App X-Gps Tracker, desde su dispositivo y el de sus empleados.

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¿Qué es un CRM y por qué es clave para tu negocio? — Smart People GPS

SmartGPS — Thu, 22 Apr 2021 16:36:09 +0000

La Gestión de relaciones con el cliente (o CRM, en inglés) es un concepto que engloba, no sólo el software de gestión comercial de las empresas, sino además todas las estrategias de ventas y marketing de las mismas. Es decir, que en él se registra la información acerca de cada cliente, las gestiones comerciales realizadas, y cuál es el siguiente paso en las campañas de captación y fidelización de estos.

Por eso es vital para la mayoría de empresas, y su forma de gestionarlo puede tener un gran impacto en su crecimiento.

¿Cuál es nuestro aporte a su empresa?

El sistema de Smart People GPS tiene, entre otras muchas, dos ventajas principales:

Ofrece la posibilidad de localizar las actividades y visitas comerciales que realiza tu equipo, tanto en tiempo como en espacio.
Además, te permite crear y gestionar cómodamente dichas tareas, a las que se pueden vincular formularios que se adapten a tus necesidades: son de gran utilidad, por ejemplo, para valorar la calidad del trabajo o la satisfacción con la atención recibida.

¿Cuál es nuestro objetivo?

Nuestra meta es facilitar la labor comercial de tu equipo y aprovechar todas las herramientas disponibles para potenciar así el desarrollo de tu empresa. Además, apostamos por la valoración del cliente como medio para mejorar continuamente en todos los aspectos.

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Actualización de X-GPS Tracker: inserte formularios con Check-In

SmartGPS — Mon, 07 Sep 2020 07:36:32 +0000

El check-in es una de las funciones con más uso en la app móvil X-GPS Tracker de la plataforma de localización Smart People GPS. Los representantes de ventas, los ingenieros de campo y otros profesionales móviles la utilizan para comprobar de forma fácil e inmediata sus visitas o la finalización del trabajo, realizar los partes de trabajo correspondiente, además de, como es lógico, el control horario previsto por la legislación vigente y que cualquier empresa es conveniente que haga.

Manteniendo un enfoque minimalista, uniendo las ideas de nuestros socios y haciendo a la función más eficiente, obtuvimos como resultados que los usuarios puedan completar y enviar formularios directamente al hacer Check-in.

La nueva herramienta facilita la labor de los representantes de ventas, comerciantes, ingenieros de campo, etc. Anteriormente, podían usar Check-in para probar la visita con ubicación, fotos y un comentario de texto. Ahora pueden seleccionar y completar el formulario para proporcionar datos valiosos y mostrar su rendimiento de una manera más estructurada.

La característica actualizada agiliza el intercambio de datos, al tiempo que fomenta la responsabilidad. El empleado actúa como gerente de campo: selecciona cualquiera de los formularios disponibles según la situación y el cliente, o los omite por completo. En el interior, el formulario se verá y funcionará de la misma manera que en las Tareas. Sin embargo, gracias al nuevo check-in, el empleado podrá enviar el formulario incluso si el despachador no lo agregó a la tarea.

Los supervisores prefieren usar el check-in porque aumenta el número de visitas no planificadas y requiere menos planificación por su parte. Y ahora la nueva herramienta contiene datos aún más valiosos, el formulario enviado en Check-in muestra el nombre, la ubicación, los datos requeridos y los detalles opcionales del empleado.

Al usar los reportes para estudiar los registros para el período, el enlace al formulario se agregará a los análisis generados automáticamente

Ejemplo de casos de uso:

Nuevas órdenes de compra. Un representante de ventas puede tomar órdenes fácilmente al instante, incluso si es absolutamente inesperado. Los datos llegarán a la oficina de forma detallada y bien organizada para acelerar el procesamiento de pedidos.

Listas de verificación para el comercio minorista. Las inspecciones son cruciales para el correcto funcionamiento y operación. Habilitando una herramienta útil para auditores y compradores para verificar de forma rápida y exhaustivamente si se cumple con los estándares corporativos.

Inspecciones de equipos. Los despachadores crean plantillas para cada tipo de trabajos de servicio. Después de la inspección, el técnico seleccionará el formulario correcto para proporcionar detalles valiosos para futuras llamadas de servicio y equipos de reparación específicos.

Prueba de entrega. Proporciona un acceso directo a un POI digital, lo que facilitará mucho la transición del flujo de trabajo. Ahora los conductores saben que el formulario está siempre a mano y disponible.

Y un largo etcétera.

Cualquier duda o sugerencia puede ponerse en contacto con nosotros a través de nuestra web Smart People GPS.

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“Anexos”: envíe fotos, archivos y firmas electrónicas desde “campos” a la oficina

SmartGPS — Mon, 22 Apr 2019 14:38:55 +0000

Desde la plataforma Smart People GPS los empleados móviles podrán enviar fotos, archivos y firmas electrónicas a la oficina. Con unos cuantos clics, un mensajero puede transferir la firma del cliente una vez realizada la entrega; el merchandiser puede enviar fotos de los artículos colocados en mostrador; el representante de ventas puede transferir un archivo pdf con un contrato firmado o la nueva orden del cliente.

¿A quién va dirigida ésta nueva característica? ¿Cómo analizar los datos recibidos? Para responder a estas preguntas consideremos algunos ejemplos para entender cómo funciona.

¿Quienes se benefician de esta característica?

Hay muchos casos en los que se pueden utilizar la característica “Anexos”. Veamos las más comunes.

Entrega de mensajería: Servicios postales, entrega a domicilio de alimentos y bebidas, envío de materiales de construcción, etc. Ahora, un mensajero o un conductor puede instantáneamente enviar a través de una tableta o smartphone, cualquier información sobre las tareas completadas o la condición de la carga o paquete de entrega. Los empleados pueden enviar fotos de los productos, firmas de los clientes o adjuntar documentos digitales de forma rápida y sencilla.

Servicios de mantenimiento: Técnicos profesionales en reparaciones del hogar, en mantenimiento ordinario de cajeros automáticos y terminales punto de venta y más. Los especialistas en ventanas pueden enviar fotografías para confirmar la calidad del trabajo realizado, o bien, algún plomero puede explicar por qué no pudo completar la tarea simplemente adjuntando una foto.

Comercio al por mayor: los repartidores y representantes de ventas pueden adjuntar fotos de los artículos colocados en mostrador, así como recibir archivos de contratos y pedidos en formato XLS, para después enviarlos al supervisor.

La nueva característica le permite:

Ahorrar tiempo y esfuerzo. Con unos cuantos clics, los empleados móviles podrán enviar los partes de trabajo y adjuntar todos los documentos necesarios a través de su smartphone o tableta, sin usar montañas de papel.
Transmitir instantáneamente información al supervisor o compañeros en la oficina. Sirve para cumplir más tareas con éxito, evitar casos de incumplimiento por parte de los empleados y resolver controversias de forma inmediata.
Tomar medidas inmediatas. Los supervisores y operadores podrán reaccionar de inmediato ante situaciones extraordinarias, cambiar rutas y modificar jornadas de trabajo.
Evaluar el trabajo realizado en cualquier período de tiempo. Toda la información de cada tarea se encuentra almacenada en el sistema, basta con elegir la fecha correspondiente.

¿Cómo funciona?

Primero, el director o algún supervisor crea tareas para los empleados móviles a través de la plataforma Smart People GPS; éstas pueden ser planificadas para determinado día, semana o mes. Después, el supervisor agrega un cuestionario o formulario para que el empleado pueda completarlo y adjuntar archivos, firmas electrónicas y fotos directamente desde su smartphone o tableta, durante o después de haber completado la tarea.

El formulario es una herramienta muy flexible, por lo tanto, todas las fotos y otros componentes pueden ser colocados en cualquier parte del formulario. Por ejemplo, los supervisores pueden colocar los campos de “Imagen” en la parte inferior del documento electrónico, para que los empleados adjunten las fotografías tomadas desde el inicio hasta el final de la tarea.

Imágenes. Al crear un formulario, un supervisor puede establecer la cantidad de fotos permitidas, con al menos una foto en fila. El número de filas no está limitado, así que puede crear tantas como sean necesarias.

En la imagen de abajo, puede observar cómo un supervisor puede adjuntar imágenes a un formulario.

Archivos. En el siguiente ejemplo, vamos a crear un formulario para un representante de ventas y pedirle que adjunte las facturas y el contrato después de haber visitado a cada cliente.

Igualmente se tiene la opción de adjuntar la posibilidad de que se incorpore una firma a realizar por el cliente con el propio dedo sobre la pantalla del móvil.

Recepción y análisis de resultados

Ahora el jefe o el supervisor puede analizar los resultados eligiendo algún formulario y ver su contenido. Por ejemplo, ver archivos o imágenes adjuntas en el formulario de algún empleado.

El informe “Valor de la forma” es otra herramienta que puede usar para analizar datos de los formularios completados. Allí encontrará el número total de fotos, archivos y firmas adjuntados.

Toda la información, fotos y firmas de cualquier formulario podrá recibirla en su correo electrónico en formato PDF o smartphone en forma de mensaje de texto.

Transferencia de archivos para aumentar la productividad de la empresa

La nueva característica ayudará a facilitar el trabajo y aumentar la productividad de cada miembro de la compañía, ya sea empleado móvil, supervisor, operador o jefe.

Ahora es posible recopilar y enviar instantáneamente información de todos sus clientes a sus colegas, para posteriormente analizarlos. Ahora puede realizar todas estas actividades desde nuestra plataforma, y olvídese del papeleo y controversias con clientes o colegas. Reaccione inmediatamente a las disputas y situaciones de fuerza mayor.

Además de las tareas e informes, los supervisores podrán recibir datos confiables sobre la ubicación de los empleados y saber la puntualidad y duración de cada visita; así como el kilometraje y consumo de combustible del uso de vehículos. Por lo tanto, sus clientes obtendrán una plataforma completa para supervisar las actividades de los empleados móviles.

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“Formularios y Tareas”. El personal en campo puede enviar datos directamente a la oficina.

SmartGPS — Mon, 22 Apr 2019 14:14:14 +0000

Si usted tiene empleados como repartidores, comerciantes, mensajeros, representantes de ventas, etcétera, le recomendamos considerar esta característica de Smart People GPS creada específicamente para este tipo de trabajo. En el cumplimiento de las tareas del personal en campo, sus empleados reciben datos e información importante que deben recolectar y transferir a la oficina para posteriormente generar informes.

El representante de ventas, después de visitar los puntos de venta, llena un informe sobre la disponibilidad de productos y próximas ventas; el comerciante revisa la limpieza y anota el orden de los productos en el mostrador; el repartidor de agua toma nota sobre cuántos botellones debe llevar a sus clientes la próxima vez. La lista puede ser enorme para cada tipo de servicio. Sin embargo, lo que todos tienen en común, es que la información recolectada en los cuestionarios/partes de trabajo, debe llegar a la oficina con prontitud para ser compartida con sus colegas y al jefe.

Por lo tanto, la nueva característica del sistema permite a un “empleado movil”, enviar con rapidez cualquier información desde su smartphone o tablet a la oficina.

Veamos cómo funciona.

Primero, creamos formularios para tareas específicas

En términos más simples, un formulario electrónico es un cuestionario que el jefe o supervisor puede generar de manera sencilla. Para ello hemos creado plantillas prediseñados con bloques especiales donde se pueden añadir campos de texto, casillas de selección, bloques con encabezados, indicadores y ¡Listo, nuestro formulario está terminado!

También, es posible crear un número ilimitado de formularios para cada empleado, vendedor, mensajero, representante de ventas, etc.

Si el diseño de su plantilla contiene varios campos, Usted puede dividirlos en distintas páginas para mayor comodidad de sus empleados, e incluso puede personalizar los campos para cada formulario.

El empleado puede llenar el formulario con tan solo unos clicks

¿Cómo funciona del lado de los empleados? El representante de ventas, por ejemplo, abre la App X-GPS Tracker desde una tableta o smartphone y localiza su tarea actual; posteriormente, llena el cuestionario “sobre la marcha” (El diseño de los formularios fue creado especialmente para facilitar al máximo este proceso).

Ahora el formulario está listo, solo queda dar un click y los datos estarán en la oficina.

Elaboración de informes generales y datos detallados para cada formulario

Todos los formularios/partes de trabajo completados se guardan en el sistema, y pueden ser consultados en cualquier momento. El supervisor puede crear un informe general de todos los formularios resueltos, o analizarlos por separado. El informe general es un cuadro con indicadores que Usted puede generar para algún análisis estratégico en cualquier periodo de tiempo. Analicemos un ejemplo concreto. Borja, es un repartidor de agua que, del 1 al 31 de agosto, visitó a todos sus clientes y anotó en su cuestionario la cantidad de litros que deberá entregar en su próxima visita. Al final del mes, el supervisor de la compañía entra al Sistema, elige el nombre de Borja, indica el período “del 1 al 31 de agosto”, y analiza el volumen total de agua entregada y ordenada para el mes próximo.

La segunda manera de evaluar resultados, es examinar los datos de cada cuestionario. El supervisor puede analizar cada formulario de cada empleado en una lista. En otras palabras, puede obtener rápidamente la información necesaria sin tener que pasar por ningún tipo de papeleo.

Los informes pueden imprimirse, guardarse en formato PDF o cargar en archivos Excel. Incluso, resulta conveniente recibir distintos informes de manera mensual vía e-mail, para su posterior procesamiento o análisis por parte del área administrativa, función que también puede programar con Smart People GPS.

Use formularios para aumentar la productividad

Con la ayuda de la nueva característica “Lista de tareas”, sus usuarios podrán asegurar la integridad de la información recolectada y aumentar la velocidad de su procesamiento. También será más fácil comunicarse y transferir datos, incrementar la velocidad de trabajo y mejorar la calidad del servicio al cliente.

Al crear formularios adaptados para los empleados; los gerentes podrán automatizar procesos genéricos, liberar a los empleados del papeleo y descargar fácilmente datos recopilados para hacer análisis.

También puede obtener información sobre la ubicación exacta del empleado, tener control de la puntualidad y duración de la visita. Si utilizan vehículo, saber el consumo de combustible y kilometraje. En definitiva, sus clientes obtendrán el mejor sistema para la gestión de personal móvil.

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