Arjimsa, como empresa de servicios de limpieza y alimentación, se enfrentaba a varios de los principales problemas de esta industria, como una administración ineficiente de sus recursos, principalmente los humanos, o un control de tareas insuficiente.

Solución:

La solución para ello era llevar a cabo la implementación de un sistema que permitiera gestionar de forma eficiente y activa los recursos con los que contaba. Y esta implementación fue conseguida mediante el uso de la plataforma Smart People GPS.

En primer lugar, Arjimsa destaca la gran productividad de la app móvil, que le brindó varios beneficios, como por ejemplo:

• Sencillez en caso de reemplazo de un trabajador por baja o vacaciones. Basta con instalar la app en el nuevo dispositivo, para ver las tareas a realizar y el estado en el que se encuentran, reduciendo así el tiempo de explicación y traspaso de tareas.
• Versatilidad de la gestión según la función que se desempeñe. La interfaz de usuario y las tareas se personalizan en función de cada empleado y la tareas que realiza. 
• Adjuntar fotografías antes y después de realizar la tarea en los partes de trabajo de forma instantánea. Arjimsa, como empresa de limpieza, hace constar el trabajo realizado de cara tanto al cliente como a la propia empresa. Además, es de las únicas apps en el mercado que permiten tal rapidez en esta gestión, incluyendo mandar los informes finales a los clientes directamente si se quiere.

Resultado:

Gracias a estas ventajas, Arjimsa ha conseguido un control de sus tareas y trabajadores más inmediato y ergonómico, reduciendo además los tiempos de espera, y resultando en un importante ahorro de recursos humanos y materiales en su empresa.

Así, Arjimsa ha logrado implementar el sistema más eficiente posible realizando en la práctica su eslogan “Inteligencia hecha servicio”, gracias a la colaboración de Smart People GPS.

Pulsando el siguiente enlace puede visualizar un trozo de la entrevista realizada al director de Arjimsa explicando algunas de estas cosas: Pulse aquí.

(Las otras dos partes de la entrevista: Parte 1 y Parte 3)

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Nuestra plataforma cuenta con los partes de trabajo, un sencillo formulario adaptable a cualquier necesidad, que se vincula a la tarea que realice. Esta función permite al empleado añadir el material usado, o el consumo de combustible en el vehículo, y rellenar el formulario desde su propio dispositivo móvil. La empresa tendrá el reporte de estos partes en el mismo lugar y podrá encargar las unidades necesarias para reponer el material

Además permite más opciones, como adjuntar fotografías o que el cliente valore el trabajo realizado, esto último bastante útil para tener seguridad de la satisfacción del cliente y evitar posibles malentendidos.

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• Como siempre, el control horario (por ley obligatorio hoy en día).
• Gestionar las tareas para cada empleado. Tareas que además se tienen que poder asignar en tiempo real según vayan surgiendo las necesidades.
• Supervisar que el trabajo realizado es correcto para, si además fuera necesario, dar la oportunidad de ocupar el local por el siguiente inquilino.
• Obtener reportes, cuanto más completos mejor, para tener datos de: trayectos realizados, horas trabajadas (en total y por clientes o zonas), material gastado, etc.

Smart People GPS logra realizar toda esta gestión de un modo rápido y cómodo, pero con las ventajas añadidas de poder integrarse con las herramientas de gestión que ya estemos usando.

Como se recordaba en el artículo «Fichar por el empleado» desde la aplicación móvil es muy sencillo realizar el control horario tanto si queremos empezar nuestra jornada laboral al salir de casa como si fuera al llegar a la primera ubicación en donde debemos desarrollar nuestro trabajo. Un check-in y basta:

Desde la sesión de Reportes podremos general en tiempo real o de modo automático y recurrente la relación de check-in de cada empleado permitiendo enviarlos a un correo electrónico para su gestión.

Asimismo, en varios artículos hemos hablado de las tareas y de los formularios que podemos añadir a cada tarea, incluso se ha hablado de optimizar las rutas para las tareas asignadas (aunque siempre desde la aplicación móvil podremos optimizar las rutas según el listado de tareas asignadas, ya sea por tiempo como por distancia). A continuación puede seguir alguno de los siguientes enlaces relacionados con la gestión de tareas y los partes de trabajo:

• Crear e importar tareas
• Tareas recurrentes
• Optimización automática de una ruta
• Partes de trabajo
• Envío de datos a la oficina

Como se ha podido ver la gestión de tareas con los partes de trabajo convierte a Smart People GPS en una plataforma global de gestión de personal y recogida de información, tanto de los datos de los clientes como de los datos que necesitamos para poder dirigir nuestra empresa (material consumido en un trabajo, tickets de compra, etc.). Para el caso práctico que nos ocupa vemos muy interesante el envío de fotografías de cómo estaba el lugar al llegar y cómo lo dejamos al marcharnos.

También es verdad que ese envío de fotografías al llegar y al marcharnos podemos hacerlo directamente con la función check-in: dependerá de cómo queramos gestionar la empresa y al personal.

Cuando el empleado hace un check-in o completa una tarea, con su parte de trabajo incluido, se recibe una alerta en la plataforma o en la aplicación del jefe, pudiendo entonces revisar el estado de como ha quedado todo mediante las fotografías enviadas sin necesidad de desplazamiento para supervisar, ahorrando dinero y tiempo. Y, efectivamente, podemos comunicar de modo inmediato que el local queda libre para su siguiente uso (otro punto muy interesante a la hora de gestionar apartamentos o habitaciones en un hotel).

El último punto a comentar en este breve artículo sería la posibilidad de la obtención de multitud de reportes gracias a la plataforma. Cada reporte, que además puede ser generado de modo automático y enviado a uno o varios emails que le indiquemos, nos ayudará a gestionar correctamente los pagos realizados o por realizar, gestionar los horarios de los empleados, la relación con los clientes, el material consumido, etc.: las posibilidades son infinitas. Y si además podemos usar todos estos datos extraídos de la plataforma para nutrir a nuestro sistema de ERP, con el que llevemos de manera habitual nuestra gestión de la empresa, sabremos con seguridad que las decisiones que tomemos en la dirección estarán basadas en datos reales y objetivos.

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Es por eso que desde Smart People GPS pretendemos facilitar al máximo esta tarea, que muchas veces se convierte en lo más árduo para el trabajador: nadie tiene ganas de realizar los partes después de realizar un trabajo duro, que además es lo visible para todos.

Desde nuestra plataforma la creación de estos partes se convierte en algo muy sencillo, uniendo además cada tipo de parte a un tipo de tarea. Pero además se consigue que para el empleado rellenar el parte de trabajo sea de lo más cómodo por poder hacerlo a través de la aplicación móvil.

La realización del parte a través del móvil tiene varias ventajas y comodidades importantes:

-El texto se puede introducir con la voz

-Se puede introducir fotografías de los trabajos realizados (una imagen vale más que mil palabras)

-Cada parte, al ser personalizado para cada tipo de tarea, tendrá los campos justos y necesarios, así el empleado no deberá trabajar de más.

Pero además queremos resaltar el hecho de poder interactuar con el cliente para rellenar el parte. Por ejemplo: se puede habilitar un campo para que el cliente firme el parte y por tanto acepte el trabajo (evitando problemas posteriores y malos entendidos) y se puede hacer que el cliente dé una valoración del trabajo realizado en el mismo formulario. Así, en el parte se consigue unir los datos del trabajo, rellenados por el empleado, con los datos de feedback del cliente, satisfacción y aceptación del trabajo, reduciendo tanto el trabajo administrativo como el de control.

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