¿A quién va dirigida ésta nueva característica? ¿Cómo analizar los datos recibidos? Para responder a estas preguntas consideremos algunos ejemplos para entender cómo funciona.

¿Quienes se benefician de esta característica?

Hay muchos casos en los que se pueden utilizar la característica “Anexos”. Veamos las más comunes.

Entrega de mensajería: Servicios postales, entrega a domicilio de alimentos y bebidas, envío de materiales de construcción, etc. Ahora, un mensajero o un conductor puede instantáneamente enviar a través de una tableta o smartphone, cualquier información sobre las tareas completadas o la condición de la carga o paquete de entrega. Los empleados pueden enviar fotos de los productos, firmas de los clientes o adjuntar documentos digitales de forma rápida y sencilla.

Servicios de mantenimiento: Técnicos profesionales en reparaciones del hogar, en mantenimiento ordinario de cajeros automáticos y terminales punto de venta y más. Los especialistas en ventanas pueden enviar fotografías para confirmar la calidad del trabajo realizado, o bien, algún plomero puede explicar por qué no pudo completar la tarea simplemente adjuntando una foto.

Comercio al por mayor: los repartidores y representantes de ventas pueden adjuntar fotos de los artículos colocados en mostrador, así como recibir archivos de contratos y pedidos en formato XLS, para después enviarlos al supervisor.

La nueva característica le permite:

• Ahorrar tiempo y esfuerzo. Con unos cuantos clics, los empleados móviles podrán enviar los partes de trabajo y adjuntar todos los documentos necesarios a través de su smartphone o tableta, sin usar montañas de papel.
• Transmitir instantáneamente información al supervisor o compañeros en la oficina. Sirve para cumplir más tareas con éxito, evitar casos de incumplimiento por parte de los empleados y resolver controversias de forma inmediata.
• Tomar medidas inmediatas. Los supervisores y operadores podrán reaccionar de inmediato ante situaciones extraordinarias, cambiar rutas y modificar jornadas de trabajo.
• Evaluar el trabajo realizado en cualquier período de tiempo. Toda la información de cada tarea se encuentra almacenada en el sistema, basta con elegir la fecha correspondiente.

¿Cómo funciona?

Primero, el director o algún supervisor crea tareas para los empleados móviles a través de la plataforma Smart People GPS; éstas pueden ser planificadas para determinado día, semana o mes. Después, el supervisor agrega un cuestionario o formulario para que el empleado pueda completarlo y adjuntar archivos, firmas electrónicas y fotos directamente desde su smartphone o tableta, durante o después de haber completado la tarea.

El formulario es una herramienta muy flexible, por lo tanto, todas las fotos y otros componentes pueden ser colocados en cualquier parte del formulario. Por ejemplo, los supervisores pueden colocar los campos de “Imagen” en la parte inferior del documento electrónico, para que los empleados adjunten las fotografías tomadas desde el inicio hasta el final de la tarea.

Imágenes. Al crear un formulario, un supervisor puede establecer la cantidad de fotos permitidas, con al menos una foto en fila. El número de filas no está limitado, así que puede crear tantas como sean necesarias.

En la imagen de abajo, puede observar cómo un supervisor puede adjuntar imágenes a un formulario.

Archivos. En el siguiente ejemplo, vamos a crear un formulario para un representante de ventas y pedirle que adjunte las facturas y el contrato después de haber visitado a cada cliente.

Igualmente se tiene la opción de adjuntar la posibilidad de que se incorpore una firma a realizar por el cliente con el propio dedo sobre la pantalla del móvil.

Recepción y análisis de resultados

Ahora el jefe o el supervisor puede analizar los resultados eligiendo algún formulario y ver su contenido. Por ejemplo, ver archivos o imágenes adjuntas en el formulario de algún empleado.

Toda la información, fotos y firmas de cualquier formulario podrá recibirla en su correo electrónico en formato PDF o smartphone en forma de mensaje de texto.

Transferencia de archivos para aumentar la productividad de la empresa

La nueva característica ayudará a facilitar el trabajo y aumentar la productividad de cada miembro de la compañía, ya sea empleado móvil, supervisor, operador o jefe.

Ahora es posible recopilar y enviar instantáneamente información de todos sus clientes a sus colegas, para posteriormente analizarlos. Ahora puede realizar todas estas actividades desde nuestra plataforma, y olvídese del papeleo y controversias con clientes o colegas. Reaccione inmediatamente a las disputas y situaciones de fuerza mayor.

Además de las tareas e informes, los supervisores podrán recibir datos confiables sobre la ubicación de los empleados y saber la puntualidad y duración de cada visita; así como el kilometraje y consumo de combustible del uso de vehículos. Por lo tanto, sus clientes obtendrán una plataforma completa para supervisar las actividades de los empleados móviles.

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El representante de ventas, después de visitar los puntos de venta, llena un informe sobre la disponibilidad de productos y próximas ventas; el comerciante revisa la limpieza y anota el orden de los productos en el mostrador; el repartidor de agua toma nota sobre cuántos botellones debe llevar a sus clientes la próxima vez. La lista puede ser enorme para cada tipo de servicio. Sin embargo, lo que todos tienen en común, es que la información recolectada en los cuestionarios/partes de trabajo, debe llegar a la oficina con prontitud para ser compartida con sus colegas y al jefe.

Por lo tanto, la nueva característica del sistema permite a un “empleado movil”, enviar con rapidez cualquier información desde su smartphone o tablet a la oficina.

Veamos cómo funciona.

Primero, creamos formularios para tareas específicas

En términos más simples, un formulario electrónico es un cuestionario que el jefe o supervisor puede generar de manera sencilla. Para ello hemos creado plantillas prediseñados con bloques especiales donde se pueden añadir campos de texto, casillas de selección, bloques con encabezados, indicadores y ¡Listo, nuestro formulario está terminado!

Creen tareas simples y de ruta en la misma ventana. Añadida una nueva tarea, los usuarios pueden introducir la dirección, la fecha de inicio o de fin de la tarea, así como elegir un formulario/parte de trabajo. Luego, en esta misma ventana, se puede crear el siguiente punto de chequeo para el empleado. Así, crear una ruta, al menos por un día, ahora es más fácil que nunca.

También los usuarios pueden cambiar el orden de tareas arrastrando los puntos de chequeo. ¿Para qué sirve? Veamos un ejemplo, un empleado recibe nuevas tareas que modifican su horario. De este modo, el empleado simplemente no puede llegar al cliente a la hora prevista. Para arreglar el orden, el operador o el supervisor nada más deben arrastrar este punto hasta el final de la lista, planificando la tarea para otra hora.

Si hay tareas que no pueden realizarse por la falta de tiempo durante la jornada planificada, el sistema de monitoreo avisa sobre esto con una señal  . A lo mejor hace falta cambiar la hora de la visita.

Administren y editen tareas sobre la marcha — disfruten de una interfaz totalmente ajustable

iDespídase del desorden! Ahora es muy fácil configurar la lista de tareas creadas. Marcando elementos necesarios, los usuarios pueden elegir el tipo de información que se mostrará en la pantalla.

Edite tareas sobre la marcha navegando fácilmente por la lista. Al seleccionar la tarea necesaria, a la derecha aparecerá un panel con información detallada. Los usuarios pueden ajustar campos en unos segundos: reasignar empleados, cambiar la fecha de inicio, corregir la descripción y adjuntar un nuevo formulario.