Para una correcta gestión de, por ejemplo, personal de limpieza de pisos u oficinas tenemos que poder gestionar lo siguiente:
- Como siempre, el control horario (por ley obligatorio hoy en día).
- Gestionar las tareas para cada empleado. Tareas que además se tienen que poder asignar en tiempo real según vayan surgiendo las necesidades.
- Supervisar que el trabajo realizado es correcto para, si además fuera necesario, dar la oportunidad de ocupar el local por el siguiente inquilino.
- Obtener reportes, cuanto más completos mejor, para tener datos de: trayectos realizados, horas trabajadas (en total y por clientes o zonas), material gastado, etc.
Smart People GPS logra realizar toda esta gestión de un modo rápido y cómodo, pero con las ventajas añadidas de poder integrarse con las herramientas de gestión que ya estemos usando.
Como se recordaba en el artículo «Fichar por el empleado» desde la aplicación móvil es muy sencillo realizar el control horario tanto si queremos empezar nuestra jornada laboral al salir de casa como si fuera al llegar a la primera ubicación en donde debemos desarrollar nuestro trabajo. Un check-in y basta:
Desde la sesión de Reportes podremos general en tiempo real o de modo automático y recurrente la relación de check-in de cada empleado permitiendo enviarlos a un correo electrónico para su gestión.
Asimismo, en varios artículos hemos hablado de las tareas y de los formularios que podemos añadir a cada tarea, incluso se ha hablado de optimizar las rutas para las tareas asignadas (aunque siempre desde la aplicación móvil podremos optimizar las rutas según el listado de tareas asignadas, ya sea por tiempo como por distancia). A continuación puede seguir alguno de los siguientes enlaces relacionados con la gestión de tareas y los partes de trabajo:
- Crear e importar tareas
- Tareas recurrentes
- Optimización automática de una ruta
- Partes de trabajo
- Envío de datos a la oficina
Como se ha podido ver la gestión de tareas con los partes de trabajo convierte a Smart People GPS en una plataforma global de gestión de personal y recogida de información, tanto de los datos de los clientes como de los datos que necesitamos para poder dirigir nuestra empresa (material consumido en un trabajo, tickets de compra, etc.). Para el caso práctico que nos ocupa vemos muy interesante el envío de fotografías de cómo estaba el lugar al llegar y cómo lo dejamos al marcharnos.
También es verdad que ese envío de fotografías al llegar y al marcharnos podemos hacerlo directamente con la función check-in: dependerá de cómo queramos gestionar la empresa y al personal.
Cuando el empleado hace un check-in o completa una tarea, con su parte de trabajo incluido, se recibe una alerta en la plataforma o en la aplicación del jefe, pudiendo entonces revisar el estado de como ha quedado todo mediante las fotografías enviadas sin necesidad de desplazamiento para supervisar, ahorrando dinero y tiempo. Y, efectivamente, podemos comunicar de modo inmediato que el local queda libre para su siguiente uso (otro punto muy interesante a la hora de gestionar apartamentos o habitaciones en un hotel).
El último punto a comentar en este breve artículo sería la posibilidad de la obtención de multitud de reportes gracias a la plataforma. Cada reporte, que además puede ser generado de modo automático y enviado a uno o varios emails que le indiquemos, nos ayudará a gestionar correctamente los pagos realizados o por realizar, gestionar los horarios de los empleados, la relación con los clientes, el material consumido, etc.: las posibilidades son infinitas. Y si además podemos usar todos estos datos extraídos de la plataforma para nutrir a nuestro sistema de ERP, con el que llevemos de manera habitual nuestra gestión de la empresa, sabremos con seguridad que las decisiones que tomemos en la dirección estarán basadas en datos reales y objetivos.
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